Mange arbejdspladser har i dag en digital tilgang til at arbejde kontinuerligt med medarbejdertrivsel og medarbejderfeedback. Digitale løsninger letter det store arbejde med at indsamle, analysere og omsætte feedbacken fra fx. en trivselsmåling, APV eller ledelsesmåling.
Men hvad gør man i de organisationer og virksomheder, hvor der er medarbejdere med en arbejdsdag langt væk fra et skrivebord? I nogle tilfælde har de ikke adgang til en computer eller arbejdsmail. De medarbejdere er ofte i produktionen, arbejder på lageret, byggepladser, udendørs arbejdspladser, eller de er ofte meget på farten.
Det er en vigtig opgave at få alle med, så feedbacken og dataen bliver retvisende og af høj kvalitet. Og det arbejde begynder allerede, før målingen bliver sendt ud.
Involvér fra start
For at sikre ejerskab og engagement i arbejdet med fx en trivselsmåling, er det vigtigt med involvering inden.
Medarbejderen skal kende:
- Formålet – hvorfor sætter vi dette i gang?
- Roller – hvem har ansvar for hvad? Hvad forventes der af mig?
- Processen – hvad sker hvornår? Hvornår vil jeg høre mere?
For at nå ud til de medarbejdere, der ikke til hverdag har adgang til en arbejdsmail, intranet eller lignende, kan der tænkes i blanding af kommunikationskanaler. Fælles møder, fysiske opslagstavler eller en fælles frokost eller anden markering af, at målingen sættes i gang.
Hold døren åben
Hvis man ikke er vant til at skulle give feedback anonymt eller digitalt, så kan det virke som en unødvendig eller uinteressant tilgang til et vigtigt emne. Oftest vil medarbejderen foretrække, at vi “bare taler om det” hen over bordet.
Derfor kan det være en god idé at supplere den digitale tilgang med en åben dør-politik.
Sørg for at kommunikere, at døren altid er åben til nærmeste leder, tillidsrepræsentanten eller HR til en snak ansigt til ansigt om, hvad der rører sig, feedback eller bekymringer.
En digital tilgang til trivselsarbejdet skal aldrig stå i stedet for en kultur, hvor der er åben dialog ansigt til ansigt.
To nemme løsninger til medarbejdere uden arbejdsmail
I GAIS har vi stor erfaring med at lave APV og trivselsmålinger hos virksomheder i alle typer af brancher. Vi har to forskellige løsninger, som hjælper jer, hvis I har medarbejdere uden adgang til en arbejdscomputer eller arbejdsmail.
Kiosk-måling
Som udgang bygger målinger i GAIS på, at I indsamler svar fra medarbejderne via deres individuelle e-mailadresser. Når medarbejderen ikke har en arbejdsmail, kan GAIS-undersøgelsen i stedet for besvares via en computer, der er opstillet til anledningen. Dette kaldes en kiosk-løsning.
Du kan nemt lave en kombineret løsning, hvor nogle medarbejdere svarer via kiosk-løsningen, mens andre svarer via en invitation til deres arbejdsmail.
Medarbejderen, der udfylder en kiosk-måling, vil stadig kunne se sin personlige rapport med indsigter i egen trivsel. Rapporten kan sendes til en privat mail, hvis medarbejderen ønsker dette.
Kode/QR-løsning
De fleste har en mobiltelefon, og derfor har vi i GAIS en løsning, så medarbejderen uden arbejdsmail eller adgang til en computer, kan deltage i målingen via en QR-kode/unik kode.
Koden er unik for hver medarbejder og skal distribueres til medarbejderne via intranet, printede labels eller lignende. Derefter besvarer medarbejderen målingen direkte på deres telefon, tablet eller computer.
Efter medarbejderen har udfyldt målingen via koden, vil de straks få en personlig rapport med overblik og anbefalinger til egen arbejdslyst.
Ambercon løftede svarprocent med kodeløsning
Hos den nordjyske virksomhed, Ambercon, har de lavet både trivselsmålinger og APV i GAIS. Virksomheden laver beton- og facadeelementer til byggeriet og har knap 200 medarbejdere. En stor del af dem arbejder i produktionen.
“Vi havde de sidste 2 år oplevet en faldende deltagelse ved målingerne. Vi spurgte vores medarbejdere om, hvad der skulle til for at hæve den, og deres ønske var en kodeløsning. Det var derfor glædeligt, at det var en mulighed i GAIS,” fortæller fabrikschef i Ambercon, Thais L. Kristensen.
Da Ambercon gik over til at bruge kodeløsning i deres trivselsmåling, løftede det svarprocenten fra 67% til 89 %. Rent praktisk satte de tablets op i kantinen, som medarbejderne kunne bruge til at besvare målingerne på.
Læs mere om Ambercons brug af GAIS’ trivselsmålinger og APV, og hvordan de sikrer medarbejdernes involvering i casen her.
Sæt tid af
Hvis I vælger en af ovenstående løsninger, så sørg for, at der er sat tid af til, at medarbejderne kan besvare målingen og kommuniker dette tidsrum til dem. På den måde er I med til at sikre en høj svarprocent.
Har du lyst til at høre mere?
Book et uforpligtende møde, hvor vi sammen kan tale ind i jeres situation og type af arbejdsplads.
Hjælp til medarbejdere, der har svært ved at læse
Har I medarbejdere, der er ordblinde eller svært ved at læse? I de fleste browsere i dag kan browsere læse spørgsmålene op, så det bliver tryggere for medarbejderen at udfylde målingen.
GAIS findes også på mange forskellige sprog, så medarbejderen i mange tilfælde kan udfylde deres måling på det sprog, de forstår bedst. I GAIS kan I selv styre, hvilket sprog den enkelte medarbejder skal modtage invitationen og målingen på.
