Kort fortalt
Hvad skal et godt trivselsværktøj kunne? Når I vælger et trivselsværktøj, bør I ikke kun se på, hvor nemt det er at gennemføre en måling. Det rette system til medarbejdertrivsel og engagement skal understøtte hele processen fra dataindsamling og analyse til dialog, handling og opfølgning. Samtidig skal det passe til jeres organisation, beskytte medarbejdernes anonymitet og være brugervenligt for både HR, ledere og medarbejdere.
I artiklen får du svar på:
– hvilke områder I bør vurdere, når I sammenligner forskellige trivselsværktøjer
– hvad I skal være opmærksomme på inden for blandt andet spørgeramme, analyse, benchmark, anonymitet og databeskyttelse
– hvordan et trivselsværktøj kan understøtte ejerskab, dialog og konkrete handlinger
– hvilke spørgsmål I bør stille om support, funktioner og pris.
Vigtigste pointe:
Et trivselsværktøj til arbejdspladsen skaber mest værdi, hvis det passer til jeres organisations behov, understøtter hele processen og gør det nemt at omsætte medarbejdernes feedback til relevante indsigter, fælles dialog og konkrete forbedringer.
Et trivselsværktøj til arbejdspladsen er en digital platform til at gennemføre trivselsmålinger, medarbejdertilfredshedsundersøgelser, APV og lignende medarbejderundersøgelser – fra spørgeskema og dataindsamling til analyse, rapportering og opfølgning på resultaterne.
Det rigtige værktøj til at arbejde med medarbejdertrivsel og engagement skal passe til jeres organisation, være nemt at arbejde med for både HR, ledere og medarbejdere og gøre det enkelt at omsætte data til handling.
Samtidig skal det sikre høj datakvalitet, beskytte medarbejdernes anonymitet og give de indsigter, der er nødvendige for at træffe kvalificerede beslutninger.
Nedenfor finder du de 8 vigtigste områder, du skal undersøge, når du skal vælge et værktøj eller system til at måle trivsel på arbejdspladsen, medarbejdertilfredshed og medarbejderengagement.
Under hvert kriterium finder du også en liste med spørgsmål, som I kan stille jer selv for at spore jer ind på, hvilke ønsker og behov, I har – og hvilke spørgsmål der er gode til at stille i søgningen og vurderingen af et trivselsværktøj.
1. Tilpasning til jeres organisation og situation
Et trivselsværktøj skal kunne tilpasses jeres organisation – ikke omvendt. Jo bedre værktøjet afspejler jeres struktur, medarbejdergrupper og aktuelle behov, desto mere relevante bliver resultaterne og de indsatser, der følger.
Det betyder i praksis, at I skal kunne tilføje spørgsmål om jeres egen virkelighed, fx en igangværende omstrukturering, en ny strategi eller specifikke værdier – oveni værktøjets faste spørgeramme eller som egen måling.
Værktøjet skal også kunne opsættes, så det matcher jeres organisationsstruktur, og det skal kunne sendes ud på de sprog og via de kanaler, jeres medarbejdere rent faktisk bruger. En blomsterbutik og en produktionsvirksomhed med skifteholdsarbejdere har forskellige behov, og det skal værktøjet kunne håndtere.
Tjekliste:
- Understøtter værktøjet de målingstyper, I har brug for – f.eks. årlige trivselsmålinger, ledelsesmålinger, løbende pulsmålinger eller den lovpligtige arbejdspladsvurdering (APV)?
- Er der mulighed for at tilpasse spørgerammen til organisationens behov – fx at spørge ind til aktuelle forandringer, strategi, værdier?
- Kan platformen afspejle jeres organisationsstruktur, så der kan laves dataudsnit, der er meningsfulde for præcis jeres organisation?
- Understøtter værktøjet de sprog, jeres medarbejdere taler?
- Understøtter værktøjet de præferencer, jeres medarbejdere har for at besvare målingen – fx via SMS på mobilen eller mail på computer?
2. Brugervenlighed
Et intuitivt værktøj sparer tid og gør det lettere for både HR, ledere og medarbejdere at arbejde med trivselsmålingen.
Det kan vise sig især i tre situationer: når HR skal sætte en måling op uden lang oplæring, når der skal justeres undervejs, fordi noget ændrer sig, og når ledere skal have overblik uden at rode i rådata.
Er værktøjet besværligt at bruge, ender det ofte med, at I ikke får arbejdet med resultaterne eller at kun HR arbejder med resultaterne. Så mister I den ejerskabsfølelse hos ledere og medarbejdere, som skal drive de efterfølgende handlinger.
Det kan også være, at I bliver for afhængige af dyre konsulenttimer for at kunne sætte målingerne korrekt op og analysere resultaterne. Sådan behøver det ikke at være, hvis systemet og værktøjet i sig selv er intuitivt at bruge.
Tjekliste:
- Er det nemt og intuitivt for HR, arbejdsmiljø- eller trivselsansvarlige at opsætte målinger?
- Er det nemt at lave justeringer undervejs i målinger, hvis I har behov for det?
- Kan der genereres automatiske udsnit af rapporter til deling med fx jeres ledere, så manuelt arbejde for HR reduceres?
- Er det nemt at danne sig et overblik over resultaterne for HR og ledere?
- Er layoutet indbydende og brugervenligt for medarbejdere, ledere og HR?
3. Understøttelse af ejerskab
Et godt trivselsværktøj understøtter, at HR, ledere og medarbejdere hver især kan tage aktivt ejerskab for den efterfølgende proces.
Ejerskab handler om, at resultaterne ikke bliver liggende hos HR alene. Ledere skal have adgang til deres egne data hurtigt – gerne i realtid – og have værktøjer til at arbejde videre med dem, fx færdige PowerPoint-udtræk og inspiration til, hvad de konkret kan gøre. Medarbejdere skal opleve, at deres besvarelser fører til noget, fx gennem personlige rapporter. Og der skal være en reel mulighed for at omsætte resultater til handleplaner, hvor ansvar kan fordeles ud i organisationen.
Tjekliste:
- Understøtter værktøjet ejerskab og forankring i organisationen ved at inddrage alle parter i trivselsarbejdet – fx. via personlige rapporter til medarbejdere og målrettet inspiration til udvikling?
- Kan HR og ledere følge med i realtid i dataindsamlingen – eller skal rapporten først igennem udbyderens analyse, før den er tilgængelig?
- Bliver ledere understøttet i arbejdet med målingens resultater – fx mulighed for download af resultaterne i PowerPoint og adgang til vidensbase med inspiration og værktøjer til den efterfølgende proces?
- Er det muligt at lave handleplaner på baggrund af målinger – og kan man give forskellige aktørgrupper rettigheder til at oprette og dele handlinger?
4. Muligheder for analyse og indsigt
Data skaber først værdi, når de giver brugbare indsigter. Derfor bør analyseværktøjerne gøre det let at identificere mønstre, prioritere indsatser og følge udviklingen over tid.
Det betyder, at værktøjet skal kunne mere end at vise et gennemsnitstal. I skal kunne se, hvad der ligger bag tallene gennem fritekstkommentarer, og I skal kunne bryde data ned på afdeling, ledelsesniveau, anciennitet eller alder for at finde ud af, hvor indsatsen faktisk skal sættes ind. Uden den mulighed ender analysen ofte med generelle konklusioner, der ikke peger på noget konkret at handle på.
Tjekliste:
- Er der mulighed for at kombinere kvantitative data (scorer og nøgletal som eNPS) med kvalitative input (kommentarer)?
- Gør analyseværktøjerne det nemt for HR og ledere at identificere mønstre, tendenser og udvikling over tid?
- Kan man analysere forskelle mellem fx afdelinger, ledelsesniveauer, anciennitets- og aldersgrupper?
- Tilbyder værktøjet hjælp til at prioritere indsatsområder?
5. Benchmark og sammenligningsgrundlag
Benchmark gør det lettere at sætte resultaterne i perspektiv.
Et tal alene siger ikke ret meget – en score på 75 kan være enten god eller dårlig, afhængigt af hvad den holdes op imod. Derfor bør værktøjet give jer mulighed for at sammenligne med jeres egen branche eller tidligere målinger i egen organisation. Det giver størst værdi, hvis benchmarken er baseret på en forskningsbaseret spørgeramme, så I ved, at I sammenligner æbler med æbler.
Tjekliste:
- Tilbyder værktøjet benchmark – fx op mod jeres branche eller egen virksomhed?
- Tilbyder værktøjer forskningsbaserede spørgerammer, som danner udgangspunkt for benchmarks?
6. Anonymitet og databeskyttelse
Medarbejdernes tillid til, at deres besvarelser behandles fortroligt, er en forudsætning for høj svarprocent og ærlige svar.
Anonymitet er ikke bare et compliance-spørgsmål – det er en forudsætning for, at I overhovedet får valide data. Spørg konkret ind til, hvor mange besvarelser der skal til, før et resultat vises (minimumsgrænsen), hvordan fritekstkommentarer håndteres, så de ikke kan spores tilbage til en enkelt medarbejder, og hvem i og uden for jeres organisation der har adgang til hvilke data.
Tjekliste:
- Hvordan sikres jeres medarbejderes anonymitet?
- Hvilke minimumsgrænser gælder for visning af resultater?
- Hvordan håndteres fritekstkommentarer?
- Hvem har adgang til hvilke data?
- Overholder platformen GDPR?
7. Leverandørens rådgivning og kompetencer
Leverandørens erfaring, rådgivning og support kan være afgørende for, at trivselsmålingen bliver gennemført professionelt, og at resultaterne skaber reel værdi.
Hvis trivselsværktøjet er brugervenligt og intuitivt, vil mange virksomheder selv kunne opsætte og gennemføre medarbejdermålinger. Men afhængig af jeres ressourcer, kompetencer, størrelse og kompleksitet kan I have brug for understøttelse i forhold til den praktiske opsætning, implementering, rådgivning og analyse.
Derfor er det en god idé at spørge ind til, om leverandøren hjælper med den praktiske opsætning og implementering, og om der er adgang til rådgivning, når resultaterne skal fortolkes – for eksempel hvis I står med et overraskende eller svært resultat, som kræver erfaring at tackle rigtigt. Det kan også være i klæde organisationen på, inden målingen sættes i gang.
Tjekliste:
- Er det muligt at få hjælp til implementering og opsætning?
- Kan leverandøren hjælpe med fortolkning af resultater eller påklædning af organisationen inden målingen?
- Hvordan fungerer support?
8. Pris og indhold i licensen
Prisen bør vurderes i forhold til den samlede værdi, løsningen skaber. Se derfor ikke kun på licensomkostningen, men også på hvilke funktioner, målingstyper og services der er inkluderet.
To løsninger til samme pris kan dække vidt forskelligt indhold. Undersøg, om licensen giver adgang til flere målingstyper – fx trivsel, arbejdspladsvurdering (APV), ledertrivsel, ledelsesfeedback og eNPS – eller kun én. Og undersøg, om I kan lave det antal målinger, I reelt har brug for, eller om I er låst til et begrænset antal.
Support bør som udgangspunkt være en del af licensen, ikke en tilkøbsydelse.
Tjekliste:
- Giver licensen adgang til en enkelt eller flere målingstyper – fx APV, ledertrivsel, eNPS, pulsmålinger?
- Giver licensen adgang til et begrænset antal målinger – eller kan man lave ubegrænset antal målinger til hele eller dele af organisationen?
- Er support inkluderet i licensen?
- Er opdateringer og vidensmaterialer inkluderet i licensprisen?
Sådan fungerer GAIS trivselsplatform
I GAIS er vores udgangspunkt, at en medarbejdermåling skaber størst værdi, når den fører til dialog, prioritering og konkrete handlinger. Derfor har vi udviklet platformen til at understøtte hele processen – fra opsætning og dataindsamling til analyse, rapportering og opfølgning.
Platformen er bygget med fokus på fleksibilitet, brugervenlighed, anonymitet, datadrevet indsigt og involvering af hele organisationen, så både HR, ledere og medarbejdere får de bedste forudsætninger for at arbejde med trivsel i praksis.
GAIS kan bruges til flere typer medarbejdermålinger, blandt andet trivsels- og engagementsmålinger, medarbejdertilfredshedsundersøgelse, arbejdspladsvurdering (APV), pulsmålinger, eNPS og lederfeedback.
Det giver mulighed for at samle flere dele af organisationens trivselsarbejde på én platform og følge udviklingen over tid.
Uanset målingstype vil opsætning og gennemførelse være genkendeligt for medarbejdere, ledere og HR.
I bestemmer også selv frekvensen på jeres målinger og til hvem, målingerne skal sendes.
Læs mere om vidensgrundlaget for GAIS' faste, forskningsbaserede spørgerammer.
Ja. I kan supplere GAIS’ faste, forskningsbaserede spørgerammer med egne spørgsmål om eksempelvis strategi, værdier, forandringer eller aktuelle indsatser. I kan også bygge jeres egne målinger ud fra forskellige temaer.
På den måde kan I både følge centrale trivselsfaktorer over tid og undersøge emner, der er særligt relevante for jeres organisation.
Ja. GAIS kan afspejle organisationens opbygning med eksempelvis afdelinger, teams, lokationer og ledelsesområder.
Det gør det muligt at give relevante personer adgang til de resultater, de har ansvar for, og analysere forskelle på tværs af organisationen uden at gå på kompromis med anonymiteten.
GAIS-trivselsmålinger og spørgsmål om det psykiske arbejdsmiljø er anonyme. Den enkelte medarbejders besvarelse vises ikke til ledere eller administratorer. Ved APV kan enkelte spørgsmål om fysiske forhold efter virksomhedens valg være ikke-anonyme. Det vil i så fald fremgå tydeligt af spørgeskemaet.
Resultater vises på gruppeniveau og efter fastsatte anonymitetsgrænser (min. 5 besvarelser) , så medarbejderne trygt kan give deres ærlige feedback.
I kan også slå mini-rapporter til, som en forsimplet version af den fulde rapport og er tilpasset små enheder (3-4 medarbejdere), hvor det normalt ikke er muligt at få rapporter på grund af anonymitetskrav.
Den personlige rapport er kun tilgængelig for medarbejderen selv.
Ja. Den enkelte medarbejder modtager en anonym, personlig rapport med egne resultater, refleksioner og inspiration til udvikling.
Det er med til at understøtte, at trivsel ikke alene bliver et ansvar for HR og ledelsen, men noget alle kan tage aktiv del i.
Ja. Resultaterne bliver tilgængelige i platformen, så snart der er tilstrækkeligt med besvarelser til at overholde anonymitetsgrænserne (5 besvarelser).
HR og relevante ledere kan derfor følge svarprocenten og få adgang til indsigterne uden først at skulle vente på, at leverandøren udarbejder en særskilt rapport.
GAIS gør det muligt at analysere resultater på tværs af relevante organisatoriske grupper, medarbejderdata og følge udviklingen over tid.
I kan også sammenligne med benchmark - både live benchmark og på brancheniveau.
Platformen samler både scorer og medarbejdernes kommentarer, så HR og ledere kan få et mere nuanceret billede af organisationens styrker og udfordringer.
I GAIS finder du mange forskellige analyseværktøjer som fx. Heatmap, Spredning i besvarelser, Styrker og Svagheder, Fokuskort, Udvikling over tid m.fl. Læs mere om analyse i virksomhedsrapporten.
Ja, GAIS bruges af virksomheder og teams rundt om i verdenen.
GAIS understøtter målinger på 19 forskellige sprog, så medarbejderne kan besvare undersøgelsen på det sprog, der passer dem bedst.
Det gør platformen velegnet til organisationer med medarbejdere på tværs af lande og sprogområder.
GAIS tilbyder hjælp til blandt andet opsætning, implementering og gennemførelse af målinger. Derudover kan organisationer få hjælp til påklædning af fx ledere, sparring om fortolkning af resultater og om, hvordan indsigterne omsættes til dialog og konkrete indsatser.
Ofte stillede spørgsmål om trivselsværktøjer
Har du styr på, hvad et trivselsværktøj til arbejdspladsen indeholder? Find spørgsmål og svar herunder.
Hvad er et trivselsværktøj?
Et trivselsværktøj er et digitalt system, der bruges til at undersøge, analysere og følge medarbejdernes trivsel, tilfredshed, og engagement.
Systemet kan blandt andet bruges til at udsende spørgeskemaer, samle medarbejdernes feedback, vise resultater og understøtte dialog, handleplaner og opfølgning.
Kan samme system bruges til både trivselsmåling og APV?
Ja, nogle trivselsværktøjer understøtter både medarbejdertrivsel og APV. Organisationen bør dog undersøge, om systemet dækker hele den nødvendige APV-proces, herunder kortlægning, prioritering, handlingsplaner og opfølgning, eller om det primært bruges til at indsamle svar.
Det kan være en rigtig god idé at samle trivselsmålinger og APV i samme system, så de kan supplere hinanden, og man på den måde bedre kan forebygge dårligt arbejdsmiljø eller mistrivsel.
Hvor ofte bør man måle trivsel?
Det afhænger af organisationens behov, men mange virksomheder gennemfører en større måling én til to gange årligt, suppleret med kortere pulsmålinger løbende.
Et fleksibelt værktøj bør understøtte begge dele uden at være låst til et fast antal målinger.
Hvem skal have adgang til resultaterne af en trivselsmåling?
Det bør være tydeligt defineret på forhånd, hvilke data HR, ledere og eventuelt bestyrelse har adgang til.
Ledere får typisk adgang til data for eget team, mens de mest følsomme fritekstkommentarer ofte er forbeholdt HR.
Hvad koster et trivselsværktøj?
Prisen på et trivselsværktøj afhænger typisk af antallet af medarbejdere, de inkluderede funktioner, målingstyper (fx trivsel, APV, ledertrivsel, eNPS), supportniveau og kontraktperiode.
Ved sammenligning af priser bør I også undersøge eventuelle udgifter til implementering, rådgivning, ekstra målinger, integrationer og dataeksport.
Hvorfor skal man bruge et digitalt trivselsværktøj frem for manuelle skemaer?
Et digitalt trivselsværktøj sikrer højere datakvalitet, automatiseret rapportering og anonymitet.
Det sparer HR for betydeligt manuelt arbejde, gør det muligt at følge udviklingen over tid og giver ledere hurtig adgang til overskuelige resultater og konkrete opfølgningsværktøjer.
Kan man bruge samme værktøj til både SMV'er og store organisationer?
Ja, men det kræver, at værktøjet kan skalere - både i pris og funktionalitet.
En mindre virksomhed har typisk brug for enkelhed og hurtig opsætning, mens en stor eller offentlig organisation har brug for mere avanceret rettighedsstyring og dataudsnit på tværs af afdelinger.
Hvad er forskellen på en trivselsmåling og en medarbejdertilfredsundersøgelse?
En medarbejdertilfredshedsundersøgelse måler typisk, hvor tilfredse medarbejderne er med deres arbejdsplads, arbejdsforhold og forskellige dele af jobbet.
En trivselsmåling går ofte et skridt videre og undersøger de forhold, der påvirker medarbejdernes trivsel og engagement, eksempelvis ledelse, mening, arbejdsbelastning, indflydelse, samarbejde og muligheder for at lykkes i arbejdet.
Begreberne bruges nogle gange om den samme type undersøgelse, men en trivselsmåling har som regel et bredere og mere handlingsorienteret fokus. Den skal ikke kun vise, om medarbejderne er tilfredse, men også gøre det tydeligere, hvor organisationen med fordel kan sætte ind.
