Privacy - sådan behandler vi dine personoplysninger

Behandling af personoplysninger

 

Dine personoplysninger tilhører dig. GAIS er som dataansvarlig både interesseret i og forpligtet til at beskytte de data, vi har om dig.

Vi indsamler og opbevarer kun personoplysninger, når det er relevant og nødvendigt. Vi stiller store krav både til sikkerheden af vores IT-systemer og til vores medarbejderes håndtering af persondata, så data altid er beskyttet bedst muligt.

Nedenfor kan du læse mere om de forskellige områder af vores persondatapolitik. Du kan bl.a. læse om, hvornår vi registrerer oplysninger om dig, hvilke oplysninger, hvordan vi anvender oplysningerne, hvor længe vi gemmer dine oplysninger og om dine rettigheder.

Hvis der er noget særligt, som du skal være opmærksom på ved anvendelse af specifikke serviceydelser, fortæller vi dig om det.

 

Vi er den dataansvarlige – hvordan kontakter du os?

 

GAIS er en del Krifa-koncernen, der er dataansvarlig for behandlingen af de personoplysninger, som vi behandler om dig. I mange tilfælde vil dog behandle oplysninger om dig for din arbejdsgiver – her er vi en databehandler, og du vil derfor skulle gøre brug af dine rettigheder over for din virksomhed, og ikke over for os.

Rent juridisk er Kristelig Fagforening dataansvarlig for databehandlingen, hvor vi ikke er databehandler:

Kristelig Fagforening
Klokhøjen 4
8200 Aarhus N
Cvr.nr.: 11698301

Hvis du i øvrigt har spørgsmål til Krifas behandling af dine personoplysninger, er du velkommen til at kontakte vores Head of Operations; Henrik Steuer Carlsen på:

Du kan også kontakte Krifas databeskyttelsesrådgiver (DPO); Hans Ullemose Pedersen på følgende måder:

  • Mail: dpo@krifa.dk
  • Telefon: 2544 4009
  • Ved brev: Krifa, att.: HUP, Klokhøjen 4, 8200 Aarhus N.

 

Hvorfor behandler vi dine personoplysninger?

 

Der kan være flere forskellige grunde til, hvorfor vi skulle behandle dine personoplysninger, der alle udspringer af din interaktion med gais.dk, GAIS-platformen, GAIS-annoncering eller anden interaktion med GAIS.

Vi behandler derfor dine oplysninger:

  • Når du opretter en bruger på GAIS-platformen, for at kunne gemme dine målinger og sikre dig adgang til dem
  • Når du accepterer cookies på gais.dk eller giver os dine oplysninger som svar på vores annoncer, for at sikre dig personlig og tilpasset kommunikation og markedsføring 
  • Når din arbejdsgiver opretter en GAIS-måling, der omfatter dig, for at give indsigt i din arbejdsplads’ trivsel
  • Når du beder os om det for at kunne kontakte dig 

Hvad er retsgrundlaget for behandling af dine personoplysninger?

 

Vores behandling af dine personoplysninger kræver grundlag i lovgivningen (hjemmel), der stemmer overens med grundlaget herover.

Følgende er vores hjemmel til den konkrete behandling:

  • Oftest vil vores hjemmel bero på aftalen, med dig eller din virksomhed, der indgås ved brug af platformen. (GDPR’s artikel 6, stk. 1, litra b)
  • Vi indhenter dit samtykke, hvis behandlingen ligger ud over platformens nødvendige funktionalitet, fx ved hvis du på gais.dk beder os sende nyhedsbreve, bruge ikke-nødvendige cookies eller kontakte dig. (GDPR’s artikel 6, stk. 1, litra a og artikel 9, stk. 2, litra a)
  • Nogle oplysninger kan vi være forpligtede til at opbevare som følge af gældende lovgivning (fx regnskabsoplysninger). (GDPR’s artikel 6, stk. 1, litra c)
  • I enkelte tilfælde kan behandlingen bero på en konkret interesseafvejning, som fx vores brug af nødvendige funktionelle cookies. (GDPR’s artikel 6, stk. 1, litra f)

Hvilke personoplysninger behandler vi?

 

Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante i forhold til formålet og hjemmelen til behandlingen. Derfor vil behandlingen af oplysninger afhænge af, hvordan du interagerer med os. 

Vi kan derfor behandle følgende almindelige oplysninger om dig:

  • Navn
  • Alder
  • Køn
  • Kontaktoplysninger (telefonnummer- og mailadresse)
  • Oplysninger om stilling og arbejdsgiver
  • IP-adresse
  • Oplysninger du på eget initiativ giver til os

Som udgangspunkt behandler vi ikke personoplysninger, medmindre du på eget initiativ giver os sådanne oplysninger igennem kommentarerne på platformen med sådanne oplysninger.

Da platformen måler på arbejdslyst specifikt for dig og bl.a. inddrager din oplevelse af balance i arbejdslivet og relation til din leder, anser vi dine besvarelser som indeholdende fortrolige personoplysninger. 

 

Hvordan indsamler vi dine personoplysninger?

 

Personoplysningerne vi behandler, får vi først og fremmest fra dig eller din arbejdsgiver – alt afhængig af hvordan du interagerer med os.

Vi får oplysninger fra dig, når du interagerer med GAIS-platformen, vores hjemmeside eller vores annoncer. 

Vi får oplysninger fra din arbejdsgiver, når de opretter en GAIS-måling på virksomheden – disse oplysninger er din arbejdsgiver ansvarlig for, men vi behandler dem for din arbejdsgiver.

 

Hvem deler vi dine personoplysninger med?

 

Helt overordnet vil vi aldrig videre dine oplysninger, hvis ikke vi er berettigede til at gøre det med udgangspunkt i en juridisk forpligtelse, dit samtykke eller hvis det er legitimt som følge af en interesseafvejning.

I praksis videregives oplysningerne kun til leverandører, der udfører databehandling for os efter vores instruks (databehandlere). Dine oplysninger vil derfor ikke blive delt med nogen, der kan bruge dine oplysninger, medmindre du beder os om det. Dine oplysninger vil derfor fx ikke blive delt med resten af Krifa-koncernen, medmindre du beder os gøre det.

 

Er der modtagere af dine personoplysninger i tredjelande, herunder internationale organisationer?

 

Langt det meste af vores databehandling foregår i Europa, herunder også behandlingen af de mest fortrolige oplysninger.

Enkelte af vores databehandlere er placeret i USA eller en del af en koncern med hovedsæde i USA. Det kan derfor ske, at data behandles i USA, der betegnes som et tredjeland.

I disse tilfælde er databehandlerne certificeret ift. ”Privacy Shield”-ordningen, med databehandleraftaler. GAIS følger løbende med i de gældende vejledninger, efter Schrems II-afgørelsen, herunder relevante ekstra tiltag og/eller skærpet risikovurdering af databehandlere, som er amerikansk ejet.

 

Hvor længe opbevarer vi dine personoplysninger?

 

Vi opbevarer dine personoplysninger så længe, det er nødvendigt for at kunne varetage dine rettigheder, vores kontraktuelle forpligtelser over for dig eller din arbejdsgiver og vore pligter iht. gældende lovgivning.

Data, der kan identificere den registrerede slettes fra GAIS-platformen ved anmodning herom fra virksomheden eller den registrerede selv. Besvarelser i platformen opbevares herefter fuldstændigt anonymiseret, så den anonymiserede data kan indgå i det fremtidige datagrundlag.

 

Din ret til at tilbagetrække eller begrænse dit samtykke

 

Du har ret til at tilbagetrække eller begrænse det samtykke, som du har givet GAIS ved at kontakte os på info@gais.dk. Hvis du vælger at tilbagetrække eller begrænse dit samtykke, påvirker dette ikke lovligheden af vores behandling af dine personoplysninger på baggrund af tidligere givet samtykke. Når du tilbagetrækker eller begrænser dit samtykke, har det derfor først virkning fra dette tidspunkt.

 

Ret til at se dine oplysninger (indsigt)

 

Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, som vi behandler om dig. Ønsker du at gøre brug af denne ret kan du kontakte os på info@gais.dk

Behandler vi oplysninger for din arbejdsgiver vil du dog skulle søge indsigt hos din arbejdsgiver i stedet for.

 

Ret til at få rettet oplysninger (berigtigelse)

 

Du har ret til at få rettet forkerte oplysninger om dig selv. Du har også ret til at få dine oplysninger suppleret med yderligere oplysninger, hvis dette vil gøre dine personoplysninger mere fuldstændige og/eller ajourførte. 

 

Ret til sletning

 

Du har ret til at få slettet eller anonymiseret dine personoplysninger, hvis det ikke længere er nødvendigt, at vi opbevarer eller behandler dine oplysninger. I nogle tilfælde kan vi dog ikke slette eller anonymisere personoplysninger – fx hvis vi er forpligtet til at opbevare dem som følge af lovgivning. 

Behandler vi oplysninger for din arbejdsgiver vil du dog skulle bede dem slette oplysningerne.

GAIS er også forpligtet til selvstændigt og proaktivt at slette oplysninger om dig, som vi ikke har grundlag for at behandle længere.

 

Ret til begrænsning af behandling

 

Du har i visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset. Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må vi fremover alene opbevare oplysningerne. Hvis vi skal behandle dem på anden måde, kræver det enten dit samtykke, eller at retskrav kan fastlægges, gøres gældende / forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser. 

Behandler vi oplysninger for din arbejdsgiver vil du dog anvende denne rettighed over for din arbejdsgiver i stedet for.

 

Ret til at protestere (indsigelse)

 

Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores ellers lovlige behandling af dine personoplysninger. Du kan også gøre indsigelse mod behandling af dine oplysninger til direkte markedsføring. 

Behandler vi oplysninger for din arbejdsgiver vil du dog anvende denne rettighed over for din arbejdsgiver i stedet for.

 

Ret til at videregive oplysninger (dataportabilitet)

 

Du har i visse tilfælde ret til at modtage dine personoplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format og evt. at få overført disse oplysninger fra én dataansvarlig til en anden uden hindring. 

Behandler vi oplysninger for din arbejdsgiver vil du dog anvende denne rettighed over for din arbejdsgiver i stedet for.

Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder. Find det her www.datatilsynet.dk

 

Hvem kan du klage til?

 

Du har ret til at indgive en klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, som vi behandler dine personoplysninger på. Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger på www.datatilsynet.dk

 

Indsamling og lagring af data

 

Platformen består af flere forskellige underliggende systemer, der er integreret gennem moderne og testede standarder, for bedst at sikre brugernes datasikkerhed. Al data som en virksomhed eller et individ har indsendt, vil blive gemt sikkert.

Alle systemer og databaser bliver hostet i state-of-the-art hosting-centre hos Microsoft på http://www.azure.com/ i Europa. 

Alle udvekslinger af fortrolig information mellem browseren og platformen, håndteres via SSL.

Alle data som en respondent indsender, er i udgangspunktet ikke delt med eller tilgængelig for andre, udover brugeren og GAIS. Undtagelser er defineret herunder. 

  • Alle svar og udregnede indekstal er inkluderet i anonymiseret form i benchmark-data, der vil blive tilgængelige for alle brugere via GAIS-platformen
  • Alle svar og udregnede indekstal er inkluderet i anonymiseret form i dataeksport fra benchmark-datagrundlaget og kan bruges af GAIS og udvalgte partnere

Kun respondenten har adgang til sine egne ikke-anonymiserede data og indekstal, men kan selv dele dem med andre – fx partnere, organisationer eller arbejdsgiver. Den udvalgte partner, organisation eller virksomhed får adgang til GAIS-platformen gennem en tredjeparts partner-side på GAIS-platformen. 

Brug af data

 

GAIS-platformen er bygget med fokus på, at sikre brugernes personhenførbare data bedst muligt. GAIS kan bruge respondenternes anonymiserede data til alle formål som GAIS ønsker det, mens GAIS altid vil henholde sig til datasikkerhedspolitikken og beskyttelsen af respondenterne, som defineret her. Eksempler på brug kunne være, men er ikke begrænset til:

  • Akademisk forskning
  • Analyse af anonymiseret data
  • Udgivelse af artikler og rapporter baseret på data

Denne brug af anonymiseret data er ikke personhenførbar, men baseret på brugerens anonymiserede testresultater.

 

Kontakt

 

Når man opretter en bruger, vil man modtage information fra GAIS, der relaterer sig til funktionalitet på GAIS-platformen, herunder systemopdateringer og transaktionelle emails. 

Cookies

 

GAIS vil kunne opsamle data om brugere om platformen, hvis det er nødvendigt for sidens funktionalitet. 

Udover dette kan du give GAIS lov til at opsamle data om adfærd på vores digitale platforme. Den opsamlede data anvendes til at gøre brugeroplevelsen og kommunikationen så relevant som mulig for vores brugere. Dataen indsamles gennem blandt andet gennem cookies, som til enhver tid kan slettes eller blokeres i brugernes internetindstillinger.

En cookie er en tekstfil der lagres på brugerens computer, smartphone eller tablet. GAIS bruger disse cookies til at indsamle statistik om blandt andet brugernes demografi og adfærd på hjemmesiden. Herunder antal besøg, hvilke sider der besøges, alder, køn, geografi og andre typer af interaktioner med siden. En cookie er på ingen måde farlig for din computer og kan ikke identificere dig som person.

Cookies lagres i et varierende antal måneder fra første besøg på hjemmesiden. Besøges hjemmesiden igen, forlænges perioden, men cookies slettes automatisk efter deres udløb. Læs mere om at slette eller blokere cookies nedenfor.

Hvis du ikke ønsker cookies lagret i din webbrowser, kan du blokere eller slette alle cookies. Find din browser på listen herunder og læs mere om sletning eller blokering af cookies.

GAIS benytter tredjeparts-cookies fra Google Analytics og Heap til at evaluere brugen af webstedet, udarbejde rapporter brugernes adfærd på hjemmesiden. Data fra Google analytics og Heap gør det muligt for GAIS at forbedre brugeroplevelsen på hjemmesiden.

Gennem “Facebook Pixel” og “LinkedIn Insight Tag”, benytter Gais tredjepart-cookies fra Facebook og LinkedIn til at evaluere adfærden på webstedet.